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225. Mi lista de tareas es infinita, ¿me ayuda o todo lo contrario?

Lista de tareas infinita

Intentaré compartir contigo una sola estrategia que puedes/debes implementar si tu lista de tareas crece y crece sin parar, porque el tamaño importa, créeme que importa al menos en estos asuntos. 

Puede que esto de registrar/capturar/anotar tanto como hay por hacer sea un básico, un principio elemental de la productividad, algo más incluso que una buena práctica, pero que puede complicarte tu vida, tu cada día más ocupada agenda.

Me comentaba una compañera en nuestro entorno de trabajo, que se encontraba dispersa, incapaz de concentrarse, que le dijera con que se podía poner, incluso me decía:


Tú dame caña, dime una sola cosa por hacer y 

no me digas la siguiente por favor. 


Escuchaba también ayer al gran Berto Pena en su podcast de productividad Think Wasabi, en el que hablaba del foco, del fluir, de cuando estamos enchufados no hay quien nos pare.

Refería este maestro que él perseguía con ahínco este estado de estar en la zona, porque le reportaba felicidad, porque avanzaba más, porque le hacía mejor profesional. 

Debo traer a colación también para que te hagas una idea de lo difícil que puede llegar a estar en flow en algunos trabajos, un dato que es muy importante.

El cambio entre tareas o proyectos, saltar de uno a otro, el definirse como multitarea (multitarea es Windows de Microsoft no nosotros), nos lleva unos 20 minutos aproximadamente para concentrarnos y meternos al 100% en esa tarea o proyecto en el que estábamos, o el nuevo al que aterrizamos. 

La concentración y la atención

¿cómo te concentras, como ejecutas esa interminable lista de tareas con muchísimos items esperando a ser marcados, cuando te interrumpen de media cada 3 o 5 minutos máximo?.

Compañeros, teléfono, público, jefes o indios, todo esto definido como interrupciones, las que son ajenas a tí.

O bien, aparecen las distracciones, las internas, las propias de tu cabeza, de tus cosas sin resolver, las que están presentes en silencio. 

Captura de lo no resuelto. 

El principio básico productivo de capturar todo aquello que capta tu atención puede ayudarte a resolver esas distracciones, apúntando lo antes que puedas, aquellas cosas que te alejan de la atención o de entrar en flow. 

Hoy quiero darte un consejo, por si te vale, y en vez de continuar el podcast con más y más ideas, que ya me conoces si llevas conmigo algún tiempo (tengo una pedrada que tiendo a enrollarme, a querer darte mucho, cuando esto igual es peor), con lo que dificulto sin querer el que tú lleves luego a la práctica buenas ideas que tal vez podrías implementar si fueran menos.

Así que quiero proponerte que hagas tan pronto acabe este audio, una lista que la denomines.

  • LISTA DE NO TAREAS
  • RELACIÓN DE NO PROYECTOS
  • OTRA LISTA DE IDEAS.
  • NO TASK / NO PROJECT

Te dejo una captura de cómo yo lo tengo en las notas del episodio.

Captura de pantalla 2021 10 14 a las 18.33.00
ClickUp divide espacios de proyectos y tus ideas

Y que a partir de ahí, de esa línea divisoria, física y psicológica a evitar cuando estás a lo que hay que estar, todo lo que se contenga en ellas no lo veas, simplemente sea parte de tu vida, lo has capturado, lo tienes registrado y así evitarás distracciones.

Cuando llegue algo relacionado con esos no projects, que deba ser registrado lo capturas rápido, tirando incluso del folio en blanco al lado del ordenador, y ya lo procesarás y echarás ahí donde toque. 

Ordenando la lista de tareas infinitas

En este sentido, las aplicaciones, por ejemplo mi preciado ClickUp te permite crear espacios y ordenarlos con el simple arrastrar. Esto te permite tener una clasificación que yo llamo:

Proyectos vivos. Los de arriba, y lo demás, es un no realizable ahora, ya llegará, y está aguas abajo de esa línea divisoria, NO TASK / NO PROJECT

A partir de un espacio separador como el que te he propuesto  No Task / NO project, 2ª mente extendida, o como quieras llamarlo, poner ahí todo lo que puede que algún día hagas, proyectos a realizar, pero que ahora no tocan, no es el momento, todo llegará.

Las ideas, no son tareas pendientes, no lo pongas todo en tu sistema SON cosas por hacer, porque de mezclarlo todo, solo te reportará una frustración y un estrés que no tiene límites y te hará hasta plantearte ¿soy productivo?.

Y esto nos lleva a que da igual las horas que trabajes, porque no baja tu lista de pendiente.  

12, 14, fines de semana, insomnio, ya sabes de lo que te hablo. ¿te resuena?

Así es normal que llegue la procrastinación, el estrés o te digan como a mi me gusta por lo gráfico que es, eres un disperso de mierda.

Es pura supervivencia, pura lógica, tu cerebro quiere respirar, y para él algo primitivo en su forma de gestionarse, lo más cómodo a veces es evadirse para ahorrar su preciada energía que es su tesoro. 

¿Qué hace para conservarla?,

Pues distraerte para protegerse, algo muy lógico por otra parte, está en cierta forma cuidando de nosotros, ya que tu cerebro, tu cabeza, forma parte de tí aunque no reparemos en ello.  

Si eres CEO, Gerente de operaciones, mando intermedio en una empresa, no debes dejar de capturar aquello que es relevante para tus proyectos, pero todos no pueden hacerse a la vez.

Perfila tus proyectos vivos, ve haciendo estos, y cuando uno salga, que le pongas el check de realizado ✅, ya podrás subir de los que teníamos incubando o en suspenso, pendientes de realizar aguas abajo. 

Recuerda, puedes hacer casi todo, pero no todo a la vez, detrás de uno, otro, y así todo el tiempo.

Y es cierto que las ideas, la innovación que traen las mismas, pueden ser semillas para germinar en nuestro negocio, pueden cambiarlo todo, hacernos escalar mucho más, pero si te fijas mucho en TODAS ellas, tu atención, el Fomo, te dificultará la ejecución de lo que ya está comenzado, y el avance se complica más y más.  

Resumen de La lista de tareas infinita

Lo dejamos aquí. 

La idea accionable que me gustaría que pusieras en práctica es esas listas de incubación, de a la espera, de algún día tal vez de las que habla GTD, lista de ideas, y si puedes quítalas de tu vista para intentar conservar nuestro preciado tesoro, la atención.

Y si ten lista de tareas porque así ganas tranquilidad, pero ordenada, realizable, para estar a lo que toca.

Ya nos ponen los entornos de trabajo las suficientes distracciones (las propias), e interrupciones (las de otros, personas o cacharros tecnológicos), como para mantener el foco, el fluir. 

Tengo un sueño y no soy Gates con esta lista de tareas infinita

Debo reconocer que tengo un sueño, y es algo contrapuesto al de Bill Gates, el de Microsoft para el que tenga su atención muy tocada.

Él quería que en todos los hogares hubiera un ordenador personal, lógicamente con su sistema operativo, no nos engañemos, para aprovechar el potencial de la persona.

Yo quiero que frente a tantos dispositivos como tenemos hoy en casa, logremos centrar nuestra atención en aquello que nos proponemos, empresa complicada sin duda, pero no lo voy a intentar, lo voy a hacer, es mi compromiso, no solo una moda pasajera en formato podcast.

¿Cuento con tu hacha?

Si la atención es complicada, porque no consumir aquello que nos beneficie aunque sea en este formato tan portable. 

Y hasta aquí el episodio de hoy, en total ….. minutos, aún algo extenso, pero resulta que he entrado en Flow.

Aplica por favor lo que te he propuesto, te adjunto una captura de pantalla de mi espacio de trabajo, para que veas como tengo ese espacio de NO TASK / NO PROJECT, y como también ClickUp nos permite ocultar espacios, proyectos tareas a placer, para hacer más minimalista nuestro espacio de trabajo.

Captura de pantalla 2021 10 14 a las 18.33.25
ClickUp Listas infinitas

La importancia de la atención, algo básico, para el trabajo de hoy en día, más del conocimiento en una era en la que ese sentimiento de mono loco, no hay mucha gente que tenga conciencia de lo que nos perjudica. 

Futuras ideas capturadas y continuas con lo que estabas

La idea para el podcast del viernes que viene tratará de algo que he titulado: El futuro serán varios trabajos pequeños y «ocultos» , pero está capturado, registrado…

…, y ahora estoy a lo que toca, a tener publicado este podcast que persigue mi sueño, lograr que todo empresario, gerente, autónomo logre centrar su atención, focalizarse, tener un rayo láser en conseguir lo que se propone.

No olvides suscribirte al podcast, para que vaya calando en ti la capacidad de lograr ejecutar aquello que te propones cada día, con píldoras de auto-liderazgo, efectividad personal y profesional, ¡cada viernes en tu móvil, aunque me salte agosto!

Pásate por la home y regístrate hay una mini formación de ClickUp que te puede cambiar literalmente la vida, y tu forma de gestionar tu atención.


Recomienda el podcast a quién creas que tiene tocada su atención, al que tiene un cuadrilátero por empresa, o sus oficinas se parecen más al camarote de los hermanos marx que a cualquier otra cosa.

Nos escuchamos el próximo viernes si mis distracciones me lo permiten.