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224. Cómo delegar (pocas) tareas en ClickUp

¿Te cuesta tomar decisiones de entre todo lo que tienes por hacer?

¿Cuánta más información tienes disponible, más dudas se te plantean?

Enseguida entro en darte algunas ideas de porque creo que cuesta decidir, y que cuanta más información tenemos más parece que nos cuesta avanzar.

En uno de los libros que me he cargado este verano, de Austin Kleon, “Roba como un artista” una de las ideas que yo venía utilizando hace algún tiempo era una en la que proponía contar con dos ambientes de trabajo totalmente diferenciados:

  • uno tecnológico (con tu ordenador…..), y otro
  • totalmente analógico (mesa, bolis, en el que ejercites tus manos, para disparar la creatividad).

Yo normalmente, redacto estas escaletas que ahora nos entretienen a los dos, los videos que grabo en youtube, los contenidos de cualquier tipo que hago, incluso preparar las consultorías, hace años que vengo haciéndolo en la cocina de casa, muy muy temprano, café en mano, y sin tecnología.

Folios reciclados, boli bic en mano, algunos postit y colores, y lineas, bocetos, comentarios.

En ocasiones hasta con folios A3 mucho mayores en tamaño, para hacer mapas mentales.

Me he dado cuenta que mi creatividad es muy superior a ponerme frente al ordenador nada más comenzar el día.

Por eso, y sacando lecciones aprendidas de un hábito tan sencillo, no me compraré ese iPad que en teoría me permitiría escribir y capturar ideas desde cualquier lugar, porque perderé mi ambiente analógico, y la potencialidad de mi creatividad, de mi bocetar.

No me ha hecho falta leer este libro, pero si me ha reforzado la idea de que es importante tener esos dos ambientes de trabajo, al analógico y el digital.

El digital, trabajar con un portátil, un ordenador de sobremesa, o una de las tabletas con teclado despierta en nosotros al experto tecnologico que llevamos dentro, y nos enreda sobremanera con cosas más superfluas.

Trabajar así, directamente en digital, hace que intentemos aplicar el mejor perfecto que hecho, pero olvidamos el paso de descarga, de creación, de ideación o construcción de ideas más estructurado.

Predomina el perfeccionismo radical, que si la fuente, que si el espaciado, que si negritas, que si lo subo a la nube, que sí…. que sí…. y empezamos a editar nuestros contenidos, sin ni siquiera haber descargado todas las ideas que queríamos contar.

No pierdas la perspectiva al trabajar

Por lo que tu proceso de creación, cuando tenemos esa pedrada de perfeccionista empieza a alargarse hasta el final, y puede que algo desconectado del objetivo que realmente se quiere transmitir.

Nos aleja, nos quita perspectiva.

En este sentido, y para ya disparar ese efecto que si…. no se te ocurra hacer clic en la ventana de google y buscar la palabra clave de aquello en lo que estás ocupado o entretenido, porque te llevará al océano infinito y puede que la hora asignada a tu creación de contenido, se convierta en media mañana perdida con un ruido extra, adicional, que no aporta nada al objetivo buscado.

No hay disparador más potente para paralizarte, que tener información infinita como es la que ofrece internet.

Con todo esto, quiero enlazártelo con el tema central, el de cómo delegamos trabajo en personas que trabajan con nosotros.

  • Si para mi, con estas batallitas que te he contado del que sí… de si trabajar en el ordenador desde primera hora, conlleva que más información es más paralización.
  • Y si utilizar herramientas digitales, hace que busque la perfección, y los tiempos e incluso el objetivo y claridad de lo que deseas crear se difuminan….

habrá que evitar estos hábitos que nos perjudican.

Cómo delegar tareas en ClickUp

Y si estos aspectos nos hacen perder efectividad, te propongo que para no provocar este efecto con aquellos con los que trabajas, o son empleados tuyos, o incluso para ti mismo, les des las tareas poco a poco.

Vísteme despacio que tengo prisa.

Ver un listado de 50 tareas estresa, y más si son de horas.

(te dejo en las notas de este episodio una captura de pantalla de una larga relación de tareas a realizar)

Da sensación de infinito trabajo.

Delegar tareas ClickUp

Yo he comprobado con 3 personas con las que he colaborado puntualmente, que dar un listado grande de tareas es contraproducente.

Prueba a entregarlas poco a poco, sabiendo en qué es bueno esa persona.

Delegar tareas en ClickUp dosificando la entrega

Ir dosificando las tareas, idealmente las urgentes, y en las que más competente es la persona receptora te permite comprobar sus ritmos, sus tiempos, y a partir de aquí potencio las fortalezas de cada uno, o fomento, acompaño en las debilidades que tenga, con el fin, al final puro egoísmo empresarial, de que los proyectos salgan adelante.

En mi entorno, habilito las tareas poco a poco, a la persona que se encargará de ello, y el recibe los encargos en una vista mucho más amigable, como la que te muestro

Echa un vistazo a las imágenes y compara, ese listado abrupto de tareas a realizar hoy (el de arriba), frente a este paquetito de tareas prioritarias para el empresario, y que las ves como notas amarillas sobre tu mesa:

Delegar tareas ClickUp
Delegar tareas ClickUp

Una visualización, una entrega de tareas progresiva, con la tarea justa que va a necesitar ayuda a gestionar por el usuario los encargos que recibe.

Porque la información, en exceso, no siempre es ventajosa.

La justa, la necesaria, pero no más.

Potenciar aquello que una persona suele tachar primero nos da una información estratégica muy buena.

La gente solemos hacer lo que nos resulta más fácil, lo que nos gusta, por lo que conocer de lo que se le va encargando que va avanzando raudo y veloz y que es lo que se va quedando “dormido”, nos permite tratar cuestiones no siempre relacionadas con sus competencias, igual tiene algunos limitaciones en algunas áreas, le falta formación, o lo que delegas no son tareas en si, sino tareas disfrazados de proyectos con entidad suficiente de echar una jornada de trabajo.

Fíjate que creo, que tienes más posibilidades de triunfar aquellos que sean capaz de filtrar, de apartar cuando sea necesario, todo el ruido del que disponemos.

Siempre se ha dicho que el trabajo es vida, que dignifica al hombre, que aporta salud, y todo esto está bien, salvo que ya tengas un jefe tocapelotas, o incluso un empleo en el que sabes que sí, pero no…, que es mientras que, o ese temporal hasta que….. ya me entiendes.

El trabajo como medio, o como fin

Y aparece una vieja discusión:

  • El trabajo es un medio para vivir, o
  • El trabajo es un fin en si mismo y puede ser una de las mayores fuentes de significado, de realización, de disfrute.

Aunque a nadie le interesa lo que yo piense, solo lo que piensa cada uno, te diré que yo intento no sacrificar familia, desarrollo personal, me pago cada día a mi primero haciendo deporte, comiendo saludable, ayudando a cuantos me rodean.

Pero trabajar en efectividad, en gestión de equipos, fomentar el remote, compartir con personas como organizarse mejor, es una auténtica gozada, y para mi, la vieja discusión, no es disyuntiva de el trabajo como medio ooooo, como fin en si mismo.

Para mi aplica la conjunción, la letra Y griega, frente a la o

Para mi el trabajo es un medio, y además un fin en si mismo

¿Disfrutas con tu trabajo?. ¿es un fin o un medio?

Y tú ¿disfrutas con tu trabajo?. ¿es un fin o un medio?. ¿tienes dos ambientes de trabajo, el analógico, el de pensar, el de descargar y estructurar, el creativo, y otro, el más digital, con ordenador, tablet y demás lío de cables, cargadores, y pantallas?

Si estás rumiando la idea de pillarte un portátil, un iPad, o una tablet que se yo para trabajar desde casa, en la cocina, dale una pensada.

Si te toca delegar, entrega el trabajo poco a poco, y con una vista como la que te propongo, que el usuario le sea casi imposible no hacerlo.

Esta herramienta, para el remote es impresionante, por si quieres probarla. Nuestro ClickUp, y sus visualizaciones para esa temida delegación.

Delegar tareas en ClickUp o en cualquier otra aplicación, requiere de tantas cosas…