En este momento estás viendo 188. ¿y si creo una variante de GTD, ZTD más fácil aún?

188. ¿y si creo una variante de GTD, ZTD más fácil aún?

  • Categoría de la entrada:PODCAST
  • Tiempo de lectura:16 minutos de lectura

Una variante de GTD

Ya son algunos años los que llevo entretenido con GTD, muy entretenido, e intentado ayudar a personas desde la mayor de las humildades, sin ser “experto”, sino aglutinar en donde me caía yo al principio, y después, en donde se caen muchos otros, y todo esto, puesto en una coctelera, en una especie de lecciones aprendidas, y facilitarlo a los demás.

Esto te da cierta perspectiva.

Debo reconocer que he usado GTD durante años, hice mis aproximaciones a ZTD para ver si era más simple, he probado otros métodos, como pomodoros, time blocking, el 1-3-5 comiéndome la rana cada mañana.

 ¿y si creo, invento, una variante de GTD, de ZTD, que sea más asequible, más fácil, más realizable?

¿Otro método, otro framework de trabajo más sencillo? 

Al menos que no implique horas de estudio, y te ahorre tropezar en lo que yo he tropezado.

En este episodio te contaré que te puede dar un método de organización personal, y sobre todo QUE NO, y mi aproximación a MI MÉTODO.

Calendario y Acciones

GTD tiene una potencia que a mi me sorprendió al llegar a dos aplicaciones, OmniFocus, y FacileThings, sobre todo está última.

Después eso si, de pasar creo por todas las existentes.

Por un lado:

Calendario visión semanal, integrado con mi calendar de google, el más fiel a mi, siempre ha estado conmigo.

Y por otro: 

Acciones, con la posibilidad de ordenar por contextos.

Captura de pantalla de cómo lo resuelve FacileThings, me parece ¡¡¡magistral!!!

A la izquierda lo importantísimo, eventos.

A la derecha, lo realizable, en cuanto se pueda, acciones.

variante de GTD
FacileThings y su facilidad en mostrar lo importante, acciones y eventos.

Dicho esto, reconocida la potencia formalmente de GTD, es obvio, que GTD no es para todo el mundo. 

Así que en este orden de cosas, te hablaré de mi libro….

¿Y si todo es aeiou?

Partamos de la idea de que la productividad personal son solo 3 elementos.

Acciones, eventos e información. 

A

GTD diferencia acciones, de próximas acciones, agregale conceptos que tu mismo incorporas tales como un inventario de acciones, los checklist, las tareas, y el lío es mayúsculo. 

En mi método habrá acciones, como no puede ser de otra manera, o tareas, el nombre es lo de menos. 

Pero que se fijará en que sean realizables en trozos de tiempo de 30 minutos, no más. 

Las acciones se realizarán tan pronto como sea posible, lo antes posible.

Y si bien, aunque el acronimo aeiou me viene genial, las acciones irían en 2º lugar después de los eventos que es lo más importante.

E

Los eventos son aquello que anotamos en el calendario, agendamos.

Son citas, reuniones, inspecciones, que haces con otras personas, y que están sometidas a una fecha y a una hora, y que de no acudir, puede haber consecuencias.

Es el primer sitio a ir cada día que te pongas a trabajar.

A tu agenda, calendario, a tu Bujo… como quieras llamarlo pero donde se recojan la e de eventos.

Y ya visto esto, nos ponemos con las acciones. 

I

La i, ya la tercera letra de las vocales. 

Es la información, archivos, documentos, pdfs, formularios, zip, herramientas todo aquello que te hace la vida más fácil, los repositorios, las bibliotecas, información en definitiva para realizar acciones y eventos.

Y no hay más.

¿no te parece bien lo planteado?

3 cosas, 3 vocales, acciones, eventos e información.

No hay más, pero tampoco MENOS.

Y mi variante de GTD

Ahora bien, ya todo lo que quieras agregar de más son metadatos, etiquetas, separadores de información, son esos parámetros, que nos permitirán luego ordenar, consultar, trabajar de forma más efectiva.

No, no… estás equivocado.

En tus tres variables omites muchísimas cosas.

Por ejemplo no se incluyen los proyectos, y nosotros en mi empresa, trabajamos por proyectos.

Los proyectos no son más que metadatos.

¿Si a un conjunto de acciones, eventos o información, o algunos de esos elementos, les agregamos una etiqueta que ponga proyecto, y ya podemos consultar ese proyecto, o tantos como tengamos, no obtenemos al final acciones, eventos e información?

No, no…. es que no estás incluyendo por ejemplo…

Las áreas de responsabilidad, o los negociados de una organización, o los departamentos de una empresa

Son sólo metadatos.

Igual no te convence del todo pero dale una vuelta y mira que haces cada día.

Acciones, tareas, ejecutas…. A en definitiva.

Eventos…. reuniones, citas, convocatorias, asambleas, muchas E (ahora por zoom).

Imprimes, guardas, envías, adjuntas, comprimes…. es i información lo que gestionas.

Nos faltan dos vocales.

Alguien crítico, y con razón podría decir:

No, no….. Tu sistema tiene fugas de agua. Muchas!

Te estás saltando los objetivos. 

O de objetivos, que casualidad, mi acronimo con vocales viene que ni pintado.

Espero se entienda la idea, si te fijas, ya hemos insertado la o, en la palabra objetivos.

Más metadatos todavía, otra etiqueta a poner en nuestro método. 

Los objetivos son un conjunto de acciones, de eventos, de información, igual, en mayor número si es muy ambicioso, pero al fin y al cabo un conjunto de todos esos elementos.

Si queremos ahora trabajar por objetivos, por priorizaciones, por pequeños paquetes, pues la misma idea que antes.

Si ya tenemos la posibilidad de ordenar por proyectos, por departamentos, agrega otro campo que ponga objetivo.

No hay más.

Los objetivos al margen de cómo los llamemos, hitos, pasos hasta llegar a una meta, son eso, conjuntos de todo lo visto, un metadato más. 

Llámalo OKRs como vimos en el episodio anterior del podcast, si quieres.

Dale una escuchada, al episodio 187 donde te cuento los OKR, otra vez empiezan por O

Okr, objetivos, ya tenemos la O 

¿acaso no es más que trabajar de forma ordenada?. ¿poniendo un pequeño conjunto de proyectos, y yendo todos en la misma dirección?, ¿no es más que realizar uno tras otro ese conjunto de proyectos, que se integran por esos elementos sencillos de acciones, eventos e información?

Igual la visión te parece algo simplista.

Ya tenemos las 4 vocales, de nuestra idea.

El problema radica ahora en darle forma a todo esto, en cómo definir todo esta simplicidad, sin sobre complicarla.

Para eso tenemos la …

U

La u, de unificación, de unir, para integrar, para permitire organizarnos mejor, viendo todo esto como un conjunto, como un sistema vivo. 

Y para ello pues utilizaremos el método que una todo el aeiou, que hoy está naciendo.

La genesis de un método no implica que tu no debas hacer deberes en otros campos. 

¿y si no hemos hechos los deberes previos?

Aquí hay una parte, en la letra U que yo propongo en mi sistema, que creo que es una gran ausencia de los métodos de productividad.

No hacen mucho hincapié, y considero que son fundamentales.

No podemos integrar todo porque nos faltan dos tipos de conjuntos en nuestra letra U, que hacen que nuestra efectividad no sea tal, siempre queremos más y más, otro poco más de control, otra aplicación.

Y es que igual no hemos hecho los deberes previos, y por eso no podemos hacer esa unión con todos nuestros elementos a, e, i, y la o. 

Que falta en general, e intentamos suplirlo con productividad.

Pues dos grandes grupos, te lo dejo por si te hace analizar ese previo a ser productivo.

Primer grupo más marketiniano:

  • Definir el avatar. ¿a quién o qué problema resuelves?
  • Hacer un Bussines Model Canvas, y ver todo en su conjunto.
  • Solaparlo con el lienzo de la propuesta de valor.

Herramientas estas de Osterwalder, que me parecen magistrales, para ese tener los deberes hechos.

Segundo grupo más de management, de liderazgo incluso:

  • ¿tienes tu organigrama de empresa?
  • ¿has definido los procesos de empresa?, Los qué realizar para conseguir algo…
  • ¿tienes un catálogo de procedimientos, un a instrucción o instrucciones de los pasos a dar en casos concretos.

Entiendase todo esto sin entrar en profundidades, como procesos ese conjunto de actividades, mucho más general, y procedimientos, como el paso a paso de actividades más pequeñas, más cotidianas. 

Y no te digo modelar todo con nomenclatura BMPN, Business Process Model and Notation (BPMN), igual un Wiki, un Word con un índice, o herramientas como Notion, pueden facilitarte la vida.

En estos días, he vuelto a trabajar con una empresa, que motivado por el covid, sus empleados han teletrabajado, y la mejor forma de ser productivos, ha sido definiendo sus fichas de los puestos que ocupan, determinar que hacer el lunes, y el martes…. y esto solo los grandes lo hacen, y muchas veces acaba en papel mojado… esteril totalmente.

Un método de productividad, no puede hacer estos dos conjuntos de acciones que te he comentado, la más marketiniana, y la más de gestión/liderazgo…

Antes de la variante de GTD los deberes…

Los deberes hay que traerlos hechos.

Si no, sólo escuchas excusas, achaques de unos a otros, dedos acusadores que en vez de estar apoyados en los remos para remar en la misma dirección, estan señalándose unos a otros, ech´ndose las culpas.

Señores, hay que traer los deberes hechos, y esto sólo debes hacerlo tú, y la productividad, puede ayudarte a conseguir esto, pero debe ser de lo primero a realizar.

En cierta manera, te he contado todas las tripas de mi variante de GTD, el aeiou de la productividad, mejor dicho de la efectividad. 

Creo que lo voy a hacer. 

Pero cuando toque, posiblemente será un objetivo 2021, que es un proyecto, dentro de un objetivo, dentro de un área de mi vida….

No sobrecompliquemos todo tanto.

No hay más que acciones, eventos e información.

Muchos metadatos.

Y lo demás es todo ruido.

Este es una maqueta de mi aeiou, ahora toca darle forma.

¿qué opinas?

¿has hecho los deberes previos antes de buscar tu herramienta de productividad?

¿crees que el remar todos en la misma dirección, ordenar mínimamente procesos, y procedimientos, podría ayudarte en tu efectividad, en tener que apagar menos incendios?

Yo estoy convencido de que sí.

Así igual puedes ir a comer a casa, trabajar menos los fines de semana, y no perderte la infancia de tus hijos.